อยากจะจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย แต่ก็ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรดี ไม่รู้ว่าจะต้องมีแฟ้มอะไรบ้าง และแต่ละแฟ้มใช้เก็บเอกสารอะไร วันนี้เราไปดูกัน
1.แฟ้มใบกำกับภาษีขาย จัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้เลขที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ
.
2.แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ จัดเรียงตามวันที่
.
3.แฟ้มใบสำคัญจ่าย จัดทำแฟ้มใบสำคัญจ่ายเฉพาะรายการที่เป็นรายจ่ายเช็คตั้งแต่ยอดเงิน 1,000 บาทขึ้นไป โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบ ดังนี้คือ
3.1 ใบวางบิล
3.2 ใบขอซื้อ แนบโดยมีรายละเอียดของ
3.3 ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี
.
4.แฟ้มใบสำคัญรับ จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้ คือ
4.1 สำเนาใบรับวางบิล ที่ไปวางบิลกับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ
4.2 ใบทวงหนี้หรือใบกำกับภาษีขาย โดยจะเป็น
4.3 ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ
4.4 ใบเสร็จรับเงิน
.
5.แฟ้มเงินสดย่อย จัดทำแฟ้มเงินสดย่อยโดยจัดตั้งวงเงินสดย่อยตามความเห็นชอบของกรรมการผู้มีอำนาจ โดยการเบิกจ่ายแต่ละครั้งตั้งแต่ 500บาทต่อครั้ง แต่ไม่เกิน 1,000 บาท โดยให้มีการจัดทำใบเบิกพร้อมทั้งมีลายเซ็นต์อนุมัติก่อนที่จะนำมาเบิกกับทางบัญชี
*หมายเหตุ โดยเอกสารแต่ละใบในแฟ้มเงินสดย่อยต้องมีเอกสารประกอบดังนี้
1.ใบเสร็จการขอซื้อแต่ละครั้ง
2.ใบขอเบิกเงิน มีลายเซ็นผู้ขอเบิก วัตถุประสงค์ที่เบิก และผู้อนุมัติ (กรณีไม่มีใบเสร็จให้แนบบัตรประชาชนผู้เบิก พร้อมลายเซ็นการอนุมัติจากผู้บริหารหรือจะพิจารณาเป็นรายๆ ไป)
.
6.แฟ้มรายวันทั่วไป
.
7.แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) –กรณียังไม่ได้ไปวางบิล
.
8.แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) –กรณียังไม่ได้รับวางบิล
.
9.แฟ้มภาษีและประกันสังคม
.
10.แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน
.
11.แฟ้มหนังสือรับรอง การถูกหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ
.
12.แฟ้มหนังสือรับรอง การหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่หัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ
.
13.แฟ้มเงินทดรองจ่าย
.
14.แฟ้มสินค้า จัดให้มีเอกสารภายในแต่ละแฟ้ม ดังนี้คือ ใบสั่งซื้อสินค้า สำเนาใบกำกับภาษี โดยมีรายละเอียดของสินค้า, ราคา, ราคา/หน่วย และยอดรวมของสินค้า .ทะเบียนการคุมซื้อสินค้า ใบส่งของ
*โดยเอกสารแต่ละใบต้องมีลายเซ็นการอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
.
15.แฟ้มข้อมูลกิจการใช้สำหรับเก็บเอกสารสำคัญของกิจการ ที่ไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย โดยเอกสารที่เก็บอยู่ในแฟ้มนี้ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัท เอกสารจดทะเบียนบริษัท สำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) เอกสารการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.01, ภ.พ.20) แผนผังองค์กร รายงานการประชุมบริษัท งบการเงินของบริษัท แบบนำส่งภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50/ภ.ง.ด.51) สัญญาต่างๆ ที่สำคัญ
ทั้งนี้ บางกิจการอาจจะไม่ต้องมีแฟ้มเยอะขนาดนี้ก็ได้ ตัวอย่างแฟ้มข้างต้นให้ใช้เป็นแนวทางในการจัดเก็บเอกสารและปรับใช้ให้เข้ากับกิจการของตัวเองก็พอ
