วงจรบัญชี หมายถึง ขั้นตอนในการจดบันทึกรายการที่เกิดขึ้นในสมุดบัญชีต่าง ๆ เริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์รายการค้า นำรายการค้ามาบันทึกบัญชีในสมุดบัญชีขั้นต้น สมุดบัญชีแยกประเภท รายการปรับปรุง จัดทำงบทดลอง งบการเงิน สรุปผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการ ในรอบระยะเวลาหนึ่ง
.
ขั้นตอนของวงจรบัญชีประกอบด้วย
1. การวิเคราะห์รายการค้า เป็นการนำเอกสารรายการค้ามาเริ่มวิเคราะห์ ตามหลักบัญชีคู่ จะมีผลเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย เพิ่มขึ้น ลดลง อย่างไร
2. บันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน เป็นการทำผลจากการวิเคราะห์ใน ข้อ 1 มาบันทึกในสมุดรายวันขั้นต้น คือสมุดรายวันทั่วไป โดยเรียงลำดับตามวันที่เกินรายการค้า
3. ฝ่ายรายการในสมุดรายวันไปบัญชีแยกประเภท ที่เกี่ยวข้องทุกรายการ แยกตามหมวดหมู่ ว่าเป็น สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ หรือ ค่าใช้จ่าย แล้วสรุปยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทของทุกบัญชี
4. จัดทำงบทดลอง นํายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททุกบัญชีมาลงในงบทดลอง หากทำถูกต้องยอดผลรวมทางด้านเดบิต จะเท่ากับยอดเครดิต เสมอ
5. บันทึกรายการปรับปรุงและผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท การปรับปรุงบัญชีจะทำตอนสิ้นงวดบัญชีโดยนํารายการที่บันทึกไว้แล้วมาปรับปรุง บันทึกในสมุดรายวันทั่วไปให้เป็นยอดที่ถูกต้อง หรือหากมีรายการที่ยังไม่ได้มีการบันทึกบัญชีก็ให้บันทึกบัญชีให้ถูกต้อง ครบถ้วน
6. จัดทำงบทดลองหลังปรับปรุงหรือกระดาษทำการ เมื่อทำการปรับปรุงในสมุดรายวันทั่วไปเรียบร้อยแล้ว ให้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทอีกครั้งหนึ่ง เพื่อหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทมาจัดทำงบทดลอง
7. จัดทำงบการเงิน งบการเงินที่ต้องจัดทำ ได้แก่
7.1 งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ
7.2 งบแสดงฐานะการเงิน
7.3 งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้น
7.4 หมายเหตุประกอบงบการเงิน
7.5 งบกระแสเงินสด
8. บันทึกรายการปิดบัญชี ในสมุดรายวันทั่วไป และผ่านไปยังรายการแยกประเภท โดยการบันทึกปิดบัญชี จะปิดเฉพาะรายได้ กับ ค่าใช้จ่าย เพื่อหา กำไร (ขาดทุน) สุทธิจากการดำเนินงาน
.
จากรายการค้า 1 รายการ ต้องผ่านกระบวนการอีกหลายขั้นตอน จนเป็นสรุปในงบการเงิน ทุกขั้นตอนต้องผ่านการตรวจสอบแล้วตรวจสอบอีก เพื่อให้ได้งบการเงินที่ถูกต้อง นะคะ
